O segredo por trás das empresas mais organizadas.

O segredo para o crescimento de qualquer empresa não está no capital de giro, no melhor time comercial ou até mesmo na qualidade do seu produto ou serviço, o segredo está na organização.

Quando falamos de empresas multinacionais ou empresas gigantes no mercado, imaginamos que tenham uma organização impecável e livre de falhas, mas quase sempre não é isso que acontece, até as grandes empresas podem ser desorganizadas mesmo com milhares de colaboradores e com os melhores consultores de negócios.

Precisamos abandonar a crença de que somente empresas com faturamento alto e com milhares de funcionários precisam ser organizadas.

A verdade é que mesmo que a sua empresa tenha começado ontem ela precisa ser organizada porque sem organização você irá se perder muito rapidamente no meio de tantas coisas para resolver.

Nesse artigo não vamos abordar a organização empresarial no sentido de hierarquia de funções como presidente, vice-presidente e gerente. Esse conteúdo precisa ser bem mais denso e também é preciso muito cuidado no que é dito. Isso vai depender de muitas questões que somente você vai poder visualizar e determinar.

Nosso conselho, é que você busque um profissional confiável para te ajudar nessa estruturação e não fique no raso com conteúdo dispersos e incompletos da internet.

Feitas essas observações iniciais, vamos te explicar agora o que tem por trás das empresas mais organizadas tanto no mercado nacional quanto no mercado internacional e certamente em algum momento, isso vai te ajudar independente do cenário atual da sua empresa.

Não importa o seu faturamento ou a quantidade de pessoas trabalhando dentro da sua equipe, se você seguir o que vamos trazer aqui, você vai colher bons frutos.

Primeiro comece pela estrutura física da sua empresa, o seu espaço de trabalho é responsável por um grande percentual de consumo do seu tempo e energia.

Quando falamos da estrutura física não falamos apenas de onde colocar a mesa ou deixar tudo muito limpo, pintar as paredes de determinada cor, a coisa mais importante nesse sentido são os papéis, os documentos. Toda essa parte que necessita de muita organização e a forma mais otimizada de fazer isso fisicamente é usar aqueles arquivos verticais pois esse tipo de móvel vai te ajudar a organizar muito bem seus documentos e demais papeladas, mas existe uma solução que é muito mais eficiente. Guarde somente documentos indispensáveis de forma física e armazene todos o resto na nuvem. Isso irá acabar com o acúmulo de papéis, te dará uma agilidade infinitamente maior (basta você pesquisar nos seus documentos e vai estar tudo ali organizado) além de ser super seguro, se acontecer alguma pane no computador ou algum documento sumir do seu arquivo tudo estará seguro na nuvem e sem ocupar espaço no seu HD ou no espaço físico da sua empresa. A digitalização de documentos é um dos grandes segredos das empresas organizadas porque o custo de armazenamento na nuvem é baixíssimo comparado com todos os benefícios que você recebe.

Agora que já falamos sobre a digitalização dos documentos e arquivos vamos falar sobre algo que toma muito tempo das empresas: Nota Fiscal, se tem uma coisa que dá trabalho é organizar as notas, contabilizar tudo certinho, prever os impostos e tudo mais. Mesmo tendo um bom contador essa tarefa toma muito tempo e quase sempre é um tédio por ser uma tarefa repetitiva, hoje em dia existem sistemas que vão te auxiliar a organizar suas Notas de forma muito simples e ágil. Dê uma atenção especial para as Notas Fiscais porque elas podem te dar uma grande dor de cabeça tanto nas questões de impostos quanto nas previsões de faturamento e crescimento da sua empresa.

Para gerar uma Nota Fiscal antes de tudo você precisa vender, e nesse processo de vendas está um dos maiores segredos da organização e do crescimento, se não for o maior, aqui não estamos falando sobre organizar o processo de vendas, script para ser seguido, mas sim sobre automatizar os processos de vendas, as pessoas subestimam o poder do pós-venda, do follow up justamente por não terem processos bem definidos ou por não automatizar esse processo.

As empresas mais organizadas utilizam algum tipo de sistema que permite acompanhar todas as etapas dos clientes, desde o primeiro contato até o pós vendas, esse tipo de sistema te permite acompanhar todo o processo de vendas e visualizar melhoras no atendimento, padrões de comportamento do seu cliente, ideias para novos produtos e vários outros dados que você pode definir como importante para sua empresa. Junto com esse acompanhamento de vendas está o agendamento de reuniões, cobranças, pagamentos, tudo que exige pontualidade precisa de um sistema de agendamentos, não é incomum esquecer de pagar uma conta super importante ou marcar duas reuniões com clientes ou colaboradores no mesmo horário mesmo utilizando agendas.

Um sistema de agendamento vai te permitir organizar e planejar o seu tempo e a disposição da sua equipe de uma forma impressionante. A vantagem de ter esse tipo de sistema está não somente nesses lembretes, mas na melhoria da comunicação interna da sua empresa. Uma decisão que às vezes leva horas para ser tomada pode ser resolvida em minutos justamente por essa facilidade de controle e comunicação com a sua equipe.

Você deve estar pensando que realmente só uma empresa gigantesca consegue ter controle de todos esses itens que citamos no decorrer desse artigo. Um sistema para nota fiscal, um sistema para armazenar em nuvem, outro para agendamento e comunicação, acompanhamento de vendas. Como você vai “dar conta” de acompanhar tudo isso?

Imagina o tanto de programas que você vai precisar instalar no seu computador, isso parece ser muito trabalhoso. Mas calma, você pode resolver isso de uma forma bem simples.

Você pode optar por contratar um serviço de ERP ou CRM, tem alguns excelentes e com um valor bem acessível, mas já que estamos falando sobre o que tem por trás das empresas mais organizadas eu guardei o melhor para o final.

A maioria das empresas que são bem estruturadas, organizadas, que estão em constante crescimento não contrata um sistema pronto ou instalam dezenas de sistemas nos seus computadores. Imagine uma empresa com 300 colaboradores, é muito trabalho para o time de TI, precisa de constante atualização de máquinas, fica inviável contratar um sistema pronto, essas empresas desenvolvem o seu próprio sistema web, repare que o sistema não é instalado no computador para ficar pesando, ocupando espaço e travando, ele é web, basta uma conexão com a Internet e você acessa de qualquer lugar, mesmo com uma máquina mais simples, e o mais importante é que é um sistema personalizado. Toda empresa tem processos únicos e precisa de funcionalidades únicas, um sistema pronto, genérico, pode até funcionar por um tempo, mas uma hora ou outra você vai precisar de mais funcionalidades. Sistemas prontos geralmente não permitem customizações, e sua empresa acaba ficando nas mãos do próprio sistema.

A B_SE é uma empresa especializada em desenvolvimento web, todo esse conteúdo que passei acima faz parte de uma das etapas para a criação de um sistema que seja perfeito para atender as necessidades de qualquer empresa. É preciso mapear todos os processos da sua empresa, entender todo o funcionamento e antecipar problemas que possam surgir no caminho para que você já esteja preparado para lidar com eles, e se você chegou à conclusão de que precisa de um sistema personalizado, nós podemos te ajudar.

Em nosso site tem um formulário. Clica nele e preencha para que um especialista da nossa equipe entre em contato com você para realizar um orçamento. E fica tranquilo que você não vai pagar nada por essa consulta. Nós vamos conversar com você para entender a sua empresa, além de todos esses pontos acima e te direcionar para o melhor caminho para organizar e planejar o funcionamento e o crescimento do seu negócio.

Bom, espero que tenha gostado do nosso artigo e se você aplicar esse conteúdo na sua empresa você vai perceber uma grande mudança positiva.